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EL ABC DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

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impacta todos los sectores del mercado, por esto, las empresas que no se reinventan o se preparan para implementar cambios pueden verse afectadas y poco competitivas.
Actualmente, uno de los retos y cambios que se presentan en Colombia se debe al decreto 2242, el cual reglamenta la masificación de Factura Electrónica en las empresas, impulsando la eficiencia de estas, el desarrollo y la economía del país.
Pero… ¿Qué es la Factura Electrónica?
Es la representación digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios garantizando la autenticidad desde su origen, y la integridad del contenido cumpliendo con los requisitos técnicos y legales.
En el 2003, Chile fue el primer país de Latinoamérica que implementó factura electrónica con el fin de promover el avance del país. A esta iniciativa se le sumaron México en el 2005, Brasil y Argentina en el 2006 y actualmente Colombia lo está llevando a cabo.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?
Partimos del punto que la factura digital es una representación gráfica, la cual no garantiza la autenticidad del contenido. Por el contrario, la factura electrónica si lo hace. Esta última, genera un intercambio de información estandarizada, lo cual asegura que no pueda ser manipulada.
4 aspectos relevantes del Decreto 2242:

  1. Según el Estatuto Tributario está información está dirigida a personas naturales o jurídicas que tienen la obligación a expedir factura electrónica de ser seleccionadas por la DIAN, así mismo a las personas que no siendo obligadas opten por expedirla
  2. Los actores involucrados en la implementación de Factura Electrónica son los adquirientes, empresas generadoras de Factura, la DIAN Y proveedores tecnológicos.
  3. La DIAN estableció el uso de un formato único de generación,con estándar XML, para los documentos emitidos. El XML es un meta-lenguaje que nos permite definir lenguajes de marcado adecuados a usos determinados.
  4. Las facturas electrónicas deberán incluir una firma electrónica o digital como elemento esencial para garantizar la autenticidad e integridad de la misma.

Beneficios y ventajas que reciben las compañías que implementan Factura Electrónica:

  • No asumen costos de impresión.
  • Obtienen la validación automática de facturas, asegurando la corrección de errores.
  • Disminuyen el porcentaje de facturas perdidas.
  • Aumentan la visibilidad del proceso de pago.
  • Apoyan los programas de responsabilidad social.
  • Obtienen interoperabilidad frente a los demás sistemas de información empresarial.
  • Facilidad de acceso a la información.
  • Seguridad y autenticidad.
  • Fortalecen la productividad y competitividad en el mercado.

¿A qué se enfrenta una empresa con la implementación de Factura Electrónica y qué debe hacer?

  • Los cambios son una realidad que exige el mercado, y lo establece la competencia. Las empresas deben estar preparadas con planes de contingencia para capacitar internamente a sus colaboradores, y externamente a sus clientes y proveedores.
  • Enfrentarse a resultados positivos o negativos: Mantener una buena comunicación interna durante el proceso de adaptación permitirá mejorar los procesos y evidenciar avances.
  • Reducir la impresión de la factura física en la entrega logística: Para lograr el éxito en la implementación de Factura Electrónica en los procesos operativos usted deberá alinear internamente a su compañía con sus proveedores y clientes.

El error más grande de las compañías es resistirse al cambio, pues los beneficios de cambiar a Factura Electrónica son positivos en términos económicos. Es posible que este esto requiera de adaptación, multiplique los cambios y genere un reajuste interno en los procesos administrativos o logísticos de la empresa.
Cambiar de perspectiva y ver los cambios como una realidad y no una opción nos permitirá enfrentarlos con objetividad, resaltando las mejoras que representa para los procesos de la compañía.
Anticípese al cambio, implemente Factura Electrónica en su compañía y enfrente de manera exitosa los retos desde lo estratégico, táctico y operativo con la asesoría de LOGYCA / SERVICIOS.
Ingrese a nuestra plataforma de formación virtual para conocer más acerca de este reto estipulado por la DIAN AQUÍ, de igual manera para mayor información sobre la implementación de este proceso, lo invitamos a contactar a nuestra consultora Daniela Urrea al correo: durrea@logyca.com
Para más información sobre los cursos de formación virtual y presencial escríbanos a formacionvirtual@logyca.com]]>

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¿Cuál es el aporte social de la logística “al revés”?

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Cada vez más colombianos en situación de pobreza se beneficiarán con elementos básicos como alimentos, productos de aseo personal, ropa y también juguetes, gracias a un proyecto que apuesta por poner a funcionar eficientemente las operaciones logísticas inversas.

Desde hace más de 15 años, los Bancos de Alimentos de Colombia trabajan con las más importantes cadenas e industrias para rescatar alimentos que aun siendo aptos para el consumo no fueron comercializados. Esta gestión, se ve reflejada en las cifras, ya que por ejemplo en 2013, se beneficiaron 320.000 personas.

Se espera que esta cifra, al igual que la de las toneladas de productos rescatados, crezca entre otras razones, por cuenta de la alianza que ABACO y LOGYCA sellaron para hacer más eficientes estas operaciones logísticas inversas.

ABACO busca recolectar más de 16.000 toneladas

Según estimaciones de ABACO, en Colombia no se está rescatando más del 1% de los productos, en parte porque el proceso de planificar, administrar y controlar el flujo de productos y materiales para la recuperación de su valor, es muy complejo para las compañías.

De acuerdo con Vivian Rangel, investigadora de nuestra organización, con el proyecto se busca simplificar esas operaciones a través de una serie de buenas prácticas, como la construcción de un adecuado pronóstico de ventas, de una correcta gestión y aprovechamiento de las devoluciones.

También es importante generar un cambio en la cultura organizacional de la cadena y/o el proveedor para que su personal almacene, manipule y clasifique de forma correcta los productos que son de devolución para que puedan ser potencialmente donados y así incrementar las cantidades de producto recuperado.

De la filantropía a la sostenibilidad

Además de estos ajustes, es necesario concienciar a los participantes, que realizar estas “donaciones” hace parte fundamental de la estrategia de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) de las compañías.

Sin duda implementar el proyecto requiere del compromiso y dedicación de los todos los actores en la red de valor, quienes sumado a los ahorros en dinero, menguarán el impacto ambiental de sus operaciones.

En conclusión, la denominada logística “al revés” se presenta de la mano de ABACO y LOGYCA como una opción para que las compañías en Colombia hagan más eficientes sus operaciones y sobre todo sus políticas de Responsabilidad Social Empresarial, enfocadas en sostenibilidad.

Si está interesado en apoyar el trabajo de ABACO puede escribir a comunicaciones@abaco.org.co para conocer las formas de voluntariado.

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¡Haga su cadena de suministro más sostenible!

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Una de las preocupaciones de las compañías en la actualidad es cómo hacer más sostenibles sus procesos al tiempo que son más competitivos. Esto como respuesta a las exigencias del mercado, las problemáticas ambientales y sociales como el cambio climático, la escasez del agua, el crecimiento de la población mundial y la pobreza; las cuales ponen de manifiesto la urgencia de integrar mejores prácticas a su estrategia corporativa.

La sostenibilidad, se puede definir como una gestión responsable que involucra el punto de vista social, ambiental y económico y busca “satisfacer las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades” (Comisión de Brundtland -1987)

Para cumplir con el reto, el primer paso es generar un cambio al interior de la empresa para involucrar a todas las áreas, logrando que se convierta en un factor clave de decisión y en una parte fundamental de la misión y visión, es decir sea un componente organizacional.

“Las compañías deben entender que la sostenibilidad no es una moda ni una estrategia de marketing, sino una tendencia mundial y aquellas que la incorporen en su ADN y en el de su red de valor (clientes, colaboradores, aliados, comunidades, etc.) tendrán ventajas competitivas”, aseguró nuestra investigadora líder de Sostenibilidad en Red de Valor, Vivian Rangel.

Así como las exigencias, productos, servicios y situaciones son únicas para cada organización, sus necesidades deben ser priorizadas para contrarrestar los impactos de los procesos de producción y/o distribución, a través de la medición de los siguientes indicadores:

El inventario de las emisiones de los gases que producen el efecto invernadero, conocido como Huella de Carbono, es el primer paso para establecer planes de acción con el fin de mitigar el impacto ambiental generado por las actividades de una empresa, permitiéndole enfrentar y responder eficazmente frente a las exigencias presentes y futuras.

Medir este indicador permite determinar el volumen de agua consumido y/o contaminado en la producción, es decir, que depende de cómo, cuándo y dónde está siendo utilizado el recurso. Para lograr identificar y evaluar los impactos, es necesario analizar las características de las redes de valor que están influyendo en su disponibilidad y consumo.

Disminuir los impactos ambientales empleando flotas de vehículos más modernas y eficientes, que funcionen con combustibles alternativos, establecer patrones adecuados de manejo (conducción eficiente), aprovechando al máximo la capacidad de carga de los vehículos, son algunos de los factores que contribuyen a la eficiencia energética en la cadena de suministro.

En LOGYCA estamos comprometidos con ayudar a las empresas a cumplir su objetivo sostenible a través de nuestros proyectos de investigación que brindan herramientas prácticas y teóricas e introducen la sostenibilidad al ADN de las redes de valor. Si desea más información, lo invitamos a ingresar AQUÍ.

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5 recomendaciones para sumarse al Día de la Tierra

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LOGYCA  

Hace algunos días se celebró el la Hora del Planeta. Hoy es el turno de el Día de la Tierra. Este último, se celebra en todo el mundo bajo el lema “Es nuestro turno para liderar el cambio”, y busca concienciar a todos los habitantes de esta acerca de la necesidad de cuidar el planeta; derivado de ello, motivarlos a tomar medidas que hagan frente al cambio climático, el cual ya está causando estragos.

Aunque la Hora del Planeta y el Día de la Tierra buscan movilizar principalmente a los individuos, las empresas (grandes consumidoras de energía) están llamadas a unirse a participar, con el fin de generar dinámicas internas y con sus socios de negocio que conduzcan al permanente uso eficiente del recurso energético.

A continuación, compartimos algunas recomendaciones inspiradas en el trabajo de la Agencia Internacional de Energía para que su empresa, como ya lo han hecho muchas otras alrededor del mundo (entre ellas Toyota, Entel, Coca-Cola y Sodimac), se sume a estas iniciativas, aproveche las ventajas que ofrecen en términos económicos e implementen prácticas que den siempre un respiro al planeta.

  • Identifique su consumo energético y los gastos asociados, si hace un adecuado seguimiento a las facturas puede encontrar importantes oportunidades de ahorro. Por ejemplo, si reemplaza las luminarias tradicionales por bombillos ahorradores o bombillos LED, puede consumir hasta un 80% menos de electricidad y duran hasta 10 veces más que las bombillas convencionales.
  • Compre equipos electrónicos que tengan un bajo consumo energético. Los equipos de oficina con etiqueta “Energy Star” tienen la capacidad de pasar a un estado de reposo después de un tiempo determinado, en este estado el consumo de energía es como máximo de un 15% del consumo normal.
  • Aproveche los incentivos tributarios y convocatorias para participar en programas de eficiencia energética del gobierno. La nueva Ley 1715 de 2014 promueve el aprovechamiento de las fuentes no convencionales de energía, así como al fomento de la inversión, la investigación y el desarrollo de tecnologías limpias.
  • Hable con sus colaboradores y haga de la eficiencia energética parte de su cultura organizacional, es más sencillo de lo que parece. Incluso puede establecer un premio al «mejor ahorrador de energía» para el empleado que proponga una idea tendiente a ahorrar a la empresa la mayor cantidad de energía.
  • Asegúrese que sus instalaciones cumplen con principios de eficiencia energética, como por ejemplo adecuado aislamiento térmico y averigüe si el administrador del edificio tiene un plan de gestión de energía.

La Hora del Planeta y el Día de la Tierra lo hacemos todos, desde acciones individuales, sumamos a un gran cambio colectivo.

Si tiene alguna duda o quiere conocer más de estas prácticas que promueven organizaciones sostenibles, no dude en escribir a vrangel@logyca.org

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Una experiencia de investigación desde LOGYCA

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El indicador de huella hídrica ofrece una mirada respecto a cuánto de este recurso se emplea en los procesos de producción de una empresa. Con esta premisa en mente, la compañía Corona junto con LOGYCA, realizaron una investigación con el fin de medir el impacto del uso del agua en los procesos de la multinacional del sector de la construcción.

Hoy, Bucaramanga recibirá en el 1er Foro de Competitividad de la Construcción, la experiencia de investigación aplicada: «Construcción y urbanismo sostenible. Huella Hidríca: caso organización CORONA», en una conferencia liderada por nuestro investigador David Andrés Hidalgo Carvajal, especialista en Megaciudades.

En la puesta en marcha de este proyecto, se realizó una medición integral de la huella hídrica (teniendo en cuenta los componentes verde, azul y gris) de Corona. Luego se inició la búsqueda de soluciones y adopción de mecanismos para reducir tanto el consumo como la carga de contaminantes, presentes en el recurso.

Esta iniciativa de cuantificar los efectos de los procesos a través de toda la red de valor debería ser una constante de todas las compañías en Colombia y en el mundo, y las medidas inclinadas a disminuirlos, un eje fundamental de la estrategia corporativa.

El Foro se realiza con el objetivo de dar a conocer los avances en materia de sostenibilidad, innovación e investigación para el sector constructor. Si desea más información, puede visitar la página Construcción Competitiva

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