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EL ABC DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

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impacta todos los sectores del mercado, por esto, las empresas que no se reinventan o se preparan para implementar cambios pueden verse afectadas y poco competitivas.
Actualmente, uno de los retos y cambios que se presentan en Colombia se debe al decreto 2242, el cual reglamenta la masificación de Factura Electrónica en las empresas, impulsando la eficiencia de estas, el desarrollo y la economía del país.
Pero… ¿Qué es la Factura Electrónica?
Es la representación digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios garantizando la autenticidad desde su origen, y la integridad del contenido cumpliendo con los requisitos técnicos y legales.
En el 2003, Chile fue el primer país de Latinoamérica que implementó factura electrónica con el fin de promover el avance del país. A esta iniciativa se le sumaron México en el 2005, Brasil y Argentina en el 2006 y actualmente Colombia lo está llevando a cabo.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?
Partimos del punto que la factura digital es una representación gráfica, la cual no garantiza la autenticidad del contenido. Por el contrario, la factura electrónica si lo hace. Esta última, genera un intercambio de información estandarizada, lo cual asegura que no pueda ser manipulada.
4 aspectos relevantes del Decreto 2242:

  1. Según el Estatuto Tributario está información está dirigida a personas naturales o jurídicas que tienen la obligación a expedir factura electrónica de ser seleccionadas por la DIAN, así mismo a las personas que no siendo obligadas opten por expedirla
  2. Los actores involucrados en la implementación de Factura Electrónica son los adquirientes, empresas generadoras de Factura, la DIAN Y proveedores tecnológicos.
  3. La DIAN estableció el uso de un formato único de generación,con estándar XML, para los documentos emitidos. El XML es un meta-lenguaje que nos permite definir lenguajes de marcado adecuados a usos determinados.
  4. Las facturas electrónicas deberán incluir una firma electrónica o digital como elemento esencial para garantizar la autenticidad e integridad de la misma.

Beneficios y ventajas que reciben las compañías que implementan Factura Electrónica:

  • No asumen costos de impresión.
  • Obtienen la validación automática de facturas, asegurando la corrección de errores.
  • Disminuyen el porcentaje de facturas perdidas.
  • Aumentan la visibilidad del proceso de pago.
  • Apoyan los programas de responsabilidad social.
  • Obtienen interoperabilidad frente a los demás sistemas de información empresarial.
  • Facilidad de acceso a la información.
  • Seguridad y autenticidad.
  • Fortalecen la productividad y competitividad en el mercado.

¿A qué se enfrenta una empresa con la implementación de Factura Electrónica y qué debe hacer?

  • Los cambios son una realidad que exige el mercado, y lo establece la competencia. Las empresas deben estar preparadas con planes de contingencia para capacitar internamente a sus colaboradores, y externamente a sus clientes y proveedores.
  • Enfrentarse a resultados positivos o negativos: Mantener una buena comunicación interna durante el proceso de adaptación permitirá mejorar los procesos y evidenciar avances.
  • Reducir la impresión de la factura física en la entrega logística: Para lograr el éxito en la implementación de Factura Electrónica en los procesos operativos usted deberá alinear internamente a su compañía con sus proveedores y clientes.

El error más grande de las compañías es resistirse al cambio, pues los beneficios de cambiar a Factura Electrónica son positivos en términos económicos. Es posible que este esto requiera de adaptación, multiplique los cambios y genere un reajuste interno en los procesos administrativos o logísticos de la empresa.
Cambiar de perspectiva y ver los cambios como una realidad y no una opción nos permitirá enfrentarlos con objetividad, resaltando las mejoras que representa para los procesos de la compañía.
Anticípese al cambio, implemente Factura Electrónica en su compañía y enfrente de manera exitosa los retos desde lo estratégico, táctico y operativo con la asesoría de LOGYCA / SERVICIOS.
Ingrese a nuestra plataforma de formación virtual para conocer más acerca de este reto estipulado por la DIAN AQUÍ, de igual manera para mayor información sobre la implementación de este proceso, lo invitamos a contactar a nuestra consultora Daniela Urrea al correo: durrea@logyca.com
Para más información sobre los cursos de formación virtual y presencial escríbanos a formacionvirtual@logyca.com]]>

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¿Cómo aumentar ventas a partir de procesos óptimos en logística?

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Tradicionalmente la logística es considerada como un área  relacionada con la reducción de costos, pero su campo de acción se está extendido y las acciones estratégicas que puedan impactar de manera asertiva a otras áreas del negocio con el fin de incrementar la rentabilidad y el nivel de servicio de las compañías.

Teniendo en cuenta variables como disminución de gastos e incremento de ventas, -objetivos que cualquier compañía persigue-, Ricardo León y Catalina Gómez, Consultores de nuestra organización LOGYCA, nos cuentan cómo aumentar las ventas a partir de procesos logísticos eficientes:

  1. Reducir ventas perdidas:

Es importante medir las ventas perdidas y establecer las causales con el fin de atacarlas. Todo el producto que el cliente había solicitado y no se entrega a raíz de procesos logísticos ineficientes, se convierte en un ingreso que deja de obtener la compañía.

  1. Incrementar disponibilidad en punto de venta:

En el canal moderno cuanta más disponibilidad tenga el consumidor, más probabilidad de venta tiene la compañía. El reto para la logística es soportar sistemáticamente que haya suficientes productos y que estos estén organizados de manera eficiente en la góndola.

  1. Minimizar mermas y vencimientos en punto de venta:

Entre más oferta tenga el consumidor, hay más probabilidad de que aparezcan las mermas y vencimiento debido a la existencia de artículos con fechas de vencimiento más cortas o productos que tienen mayor rotación.

Es entonces importante garantizar que el consumidor además de tener el producto correcto, en las condiciones adecuadas, lo tenga al tiempo adecuado.

Si hay producto que no está rotando de manera esperada, es preciso implementar estrategias como promociones que promueven la venta y evitan perdidas de producto.

  1. Reducir el tiempo de introducción de nuevos productos al mercado:

La innovación en el portafolio de una compañía busca definir cuánto tiempo hay entre que se concibe un producto y se lleva al consumidor, y para ello, tiene como vehículo a la cadena logística. Si el producto está listo, pero no existen los procesos logísticos adecuados para llevarlo al punto de venta en el momento indicado, toda la campaña de expectativa y la inversión se va a perder.

Por lo anterior es imprescindible medir los tiempos antes de lanzar un nuevo producto, considerar la cantidad necesaria en el punto de venta, cuánto inventario debe estar disponible para atender la demanda de los días próximos al lanzamiento y así soportar el crecimiento del negocio desde la logística.

  1. Aumentar participación de mercado:

Las empresas que soportan sus estrategia en llevar sus productos a todo el territorio de un país, hacen de la logística parte de su promesa de valor: llegar al consumidor a cualquier lugar, requiere esfuerzos logísticos de recursos y sincronización muy altos.

Si una marca logra optimizar este proceso y tener amplia cobertura soportada en una estrategia logística, logra fidelizar a los consumidores y ampliar su mercado frente a la competencia.

  1. Entender las necesidades del cliente:

En el canal tradicional, juegan un papel muy importante los eslabones operativos de la cadena, específicamente los transportadores que llevan producto al punto final, identifican las necesidades del cliente y conocen el entorno de las ventas.

Esta información gestionada en el punto de venta, debe ser redireccionada hacia atrás (a todos los socios de negocios) en la red de valor para ayudar a potencializar las acciones y optimizar las estrategias de comercialización.

  1. Fidelizar al cliente:

En ocasiones dos empresas con productos similares pueden diferenciarse únicamente por el impacto de gestión logística en el nivel de servicio.  En productos donde no hay gran diferenciación en atributos, el cliente puede decidir cuál es el mejor a partir del mejor servicio, (disponibilidad, rapidez, condiciones de entrega) lo que impacta el rendimiento financiero del cliente.

  1. Soportar la innovación de productos y servicios:

Cuando las compañías aumentan su portafolio de productos deben tener en cuenta cómo impacta esto su proceso logístico, (niveles de inventario, capacidad de almacenamiento, proceso de transporte). El reto consiste en soportar la innovación valiéndose de la versatilidad.

  1. Soportar estrategias de marketing

Al establecer una estrategia de posicionamiento de marca que estimule además las ventas finales, es vital hacer coincidir el material de mercadeo con el flujo de producto a través de toda la cadena para satisfacer la demanda del consumidor.

El área logística y mercadeo, deben potenciar el talento humando mediado por procesos de comunicación para que con acciones conjuntas la logística pueda contribuir a incrementar los ingresos y no solamente bajar costos.

         10. Entregar un precio competitivo al mercado:

El costo logístico está incluido en el costo del producto, sobretodo en productos de bajo margen. Ser eficiente en costos es una forma de darle sentido a la eficiencia y así, entregar un valor competitivo al mercado.

Transversal a todo lo anterior, es muy importante tener como eje central las prácticas de colaboración que ayudan a que todo esto sea posible. En palabras de Ricardo León, “hay que dejar de pensar en logística solamente como un proceso tradicional de almacenamiento, transporte, gestión de inventarios, hay que evaluar cómo desde la logística se pueden soportar acuerdos comerciales cimentados en la integración de toda la red de valor.”

Si desea más información, escriba a web@logyca.com y cuéntenos cuál es el motivo de su consulta o ingrese a http://www.logyca.com/

Por: LOGYCA ]]>