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EL ABC DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

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impacta todos los sectores del mercado, por esto, las empresas que no se reinventan o se preparan para implementar cambios pueden verse afectadas y poco competitivas.
Actualmente, uno de los retos y cambios que se presentan en Colombia se debe al decreto 2242, el cual reglamenta la masificación de Factura Electrónica en las empresas, impulsando la eficiencia de estas, el desarrollo y la economía del país.
Pero… ¿Qué es la Factura Electrónica?
Es la representación digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios garantizando la autenticidad desde su origen, y la integridad del contenido cumpliendo con los requisitos técnicos y legales.
En el 2003, Chile fue el primer país de Latinoamérica que implementó factura electrónica con el fin de promover el avance del país. A esta iniciativa se le sumaron México en el 2005, Brasil y Argentina en el 2006 y actualmente Colombia lo está llevando a cabo.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?
Partimos del punto que la factura digital es una representación gráfica, la cual no garantiza la autenticidad del contenido. Por el contrario, la factura electrónica si lo hace. Esta última, genera un intercambio de información estandarizada, lo cual asegura que no pueda ser manipulada.
4 aspectos relevantes del Decreto 2242:

  1. Según el Estatuto Tributario está información está dirigida a personas naturales o jurídicas que tienen la obligación a expedir factura electrónica de ser seleccionadas por la DIAN, así mismo a las personas que no siendo obligadas opten por expedirla
  2. Los actores involucrados en la implementación de Factura Electrónica son los adquirientes, empresas generadoras de Factura, la DIAN Y proveedores tecnológicos.
  3. La DIAN estableció el uso de un formato único de generación,con estándar XML, para los documentos emitidos. El XML es un meta-lenguaje que nos permite definir lenguajes de marcado adecuados a usos determinados.
  4. Las facturas electrónicas deberán incluir una firma electrónica o digital como elemento esencial para garantizar la autenticidad e integridad de la misma.

Beneficios y ventajas que reciben las compañías que implementan Factura Electrónica:

  • No asumen costos de impresión.
  • Obtienen la validación automática de facturas, asegurando la corrección de errores.
  • Disminuyen el porcentaje de facturas perdidas.
  • Aumentan la visibilidad del proceso de pago.
  • Apoyan los programas de responsabilidad social.
  • Obtienen interoperabilidad frente a los demás sistemas de información empresarial.
  • Facilidad de acceso a la información.
  • Seguridad y autenticidad.
  • Fortalecen la productividad y competitividad en el mercado.

¿A qué se enfrenta una empresa con la implementación de Factura Electrónica y qué debe hacer?

  • Los cambios son una realidad que exige el mercado, y lo establece la competencia. Las empresas deben estar preparadas con planes de contingencia para capacitar internamente a sus colaboradores, y externamente a sus clientes y proveedores.
  • Enfrentarse a resultados positivos o negativos: Mantener una buena comunicación interna durante el proceso de adaptación permitirá mejorar los procesos y evidenciar avances.
  • Reducir la impresión de la factura física en la entrega logística: Para lograr el éxito en la implementación de Factura Electrónica en los procesos operativos usted deberá alinear internamente a su compañía con sus proveedores y clientes.

El error más grande de las compañías es resistirse al cambio, pues los beneficios de cambiar a Factura Electrónica son positivos en términos económicos. Es posible que este esto requiera de adaptación, multiplique los cambios y genere un reajuste interno en los procesos administrativos o logísticos de la empresa.
Cambiar de perspectiva y ver los cambios como una realidad y no una opción nos permitirá enfrentarlos con objetividad, resaltando las mejoras que representa para los procesos de la compañía.
Anticípese al cambio, implemente Factura Electrónica en su compañía y enfrente de manera exitosa los retos desde lo estratégico, táctico y operativo con la asesoría de LOGYCA / SERVICIOS.
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