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EL ABC DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

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impacta todos los sectores del mercado, por esto, las empresas que no se reinventan o se preparan para implementar cambios pueden verse afectadas y poco competitivas.
Actualmente, uno de los retos y cambios que se presentan en Colombia se debe al decreto 2242, el cual reglamenta la masificación de Factura Electrónica en las empresas, impulsando la eficiencia de estas, el desarrollo y la economía del país.
Pero… ¿Qué es la Factura Electrónica?
Es la representación digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios garantizando la autenticidad desde su origen, y la integridad del contenido cumpliendo con los requisitos técnicos y legales.
En el 2003, Chile fue el primer país de Latinoamérica que implementó factura electrónica con el fin de promover el avance del país. A esta iniciativa se le sumaron México en el 2005, Brasil y Argentina en el 2006 y actualmente Colombia lo está llevando a cabo.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?
Partimos del punto que la factura digital es una representación gráfica, la cual no garantiza la autenticidad del contenido. Por el contrario, la factura electrónica si lo hace. Esta última, genera un intercambio de información estandarizada, lo cual asegura que no pueda ser manipulada.
4 aspectos relevantes del Decreto 2242:

  1. Según el Estatuto Tributario está información está dirigida a personas naturales o jurídicas que tienen la obligación a expedir factura electrónica de ser seleccionadas por la DIAN, así mismo a las personas que no siendo obligadas opten por expedirla
  2. Los actores involucrados en la implementación de Factura Electrónica son los adquirientes, empresas generadoras de Factura, la DIAN Y proveedores tecnológicos.
  3. La DIAN estableció el uso de un formato único de generación,con estándar XML, para los documentos emitidos. El XML es un meta-lenguaje que nos permite definir lenguajes de marcado adecuados a usos determinados.
  4. Las facturas electrónicas deberán incluir una firma electrónica o digital como elemento esencial para garantizar la autenticidad e integridad de la misma.

Beneficios y ventajas que reciben las compañías que implementan Factura Electrónica:

  • No asumen costos de impresión.
  • Obtienen la validación automática de facturas, asegurando la corrección de errores.
  • Disminuyen el porcentaje de facturas perdidas.
  • Aumentan la visibilidad del proceso de pago.
  • Apoyan los programas de responsabilidad social.
  • Obtienen interoperabilidad frente a los demás sistemas de información empresarial.
  • Facilidad de acceso a la información.
  • Seguridad y autenticidad.
  • Fortalecen la productividad y competitividad en el mercado.

¿A qué se enfrenta una empresa con la implementación de Factura Electrónica y qué debe hacer?

  • Los cambios son una realidad que exige el mercado, y lo establece la competencia. Las empresas deben estar preparadas con planes de contingencia para capacitar internamente a sus colaboradores, y externamente a sus clientes y proveedores.
  • Enfrentarse a resultados positivos o negativos: Mantener una buena comunicación interna durante el proceso de adaptación permitirá mejorar los procesos y evidenciar avances.
  • Reducir la impresión de la factura física en la entrega logística: Para lograr el éxito en la implementación de Factura Electrónica en los procesos operativos usted deberá alinear internamente a su compañía con sus proveedores y clientes.

El error más grande de las compañías es resistirse al cambio, pues los beneficios de cambiar a Factura Electrónica son positivos en términos económicos. Es posible que este esto requiera de adaptación, multiplique los cambios y genere un reajuste interno en los procesos administrativos o logísticos de la empresa.
Cambiar de perspectiva y ver los cambios como una realidad y no una opción nos permitirá enfrentarlos con objetividad, resaltando las mejoras que representa para los procesos de la compañía.
Anticípese al cambio, implemente Factura Electrónica en su compañía y enfrente de manera exitosa los retos desde lo estratégico, táctico y operativo con la asesoría de LOGYCA / SERVICIOS.
Ingrese a nuestra plataforma de formación virtual para conocer más acerca de este reto estipulado por la DIAN AQUÍ, de igual manera para mayor información sobre la implementación de este proceso, lo invitamos a contactar a nuestra consultora Daniela Urrea al correo: durrea@logyca.com
Para más información sobre los cursos de formación virtual y presencial escríbanos a formacionvirtual@logyca.com]]>

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Beneficios del intercambio electrónico de documentos

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Por: LOGYCA 

Es común encontrar inconsistencias a la hora de intercambiar datos de forma manual, estos errores pueden prolongar los tiempos entre transacciones, que afectan los procesos en la red de valor. Para esto existen diferentes tipos de soluciones como el Intercambio Electrónico de Datos, EDI (por sus siglas en inglés).

Este es un sistema que desde 1996 apalanca el envío y recepción de documentos, haciendo posible su lectura y procesamiento mediante un ordenador, disminuyendo errores al momento de la digitación.

A continuación le contamos cuáles son los beneficios al incorporar el sistema dentro de su operación logística, para que su compañía pueda tener la capacidad de responder a los requisitos de la internacionalización y competitividad que exige un mercado globalizado:

  • Al ser una transacción colaborativa entre socios, el intercambio electrónico de documentos facilita y proporciona una disminución en la operatividad.
  • El intercambio electrónico de documentos disminuye el uso de papel, también facilita el manejo de la calidad de la información en todo momento.
  • EDI ayuda a reducir el tiempo administrativo del comprador y a su vez permite al consumidor tomar mejores decisiones.
  • El sistema proporciona mejor información sobre el estado de la orden de compra y disminuye las devoluciones de productos.
  • Brinda confianza al consumidor de que la información de los productos está bien y por ende propicia que todos los procesos sean más ágiles al momento de la compra.

En GS1 Colombia, parte de la fórmula LOGYCA, venimos trabajando hace casi una década en el proceso de masificación de estas herramientas y de acompañamiento a aquellas organizaciones que deciden implementar EDI, para que perciban sus beneficios.

Si desea conocer más de este sistema, puede hacer clic AQUÍ o dejar sus inquietudes en un comentario.

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